イベントの始め方（９）「企画」と「計画」

ここまでくると、どのようなイベントをつくろうとしているのか、だいぶ様子はつかめているはずです。

イベントをつくるには、大きく分けて「企画」「計画」「制作」「評価」の４つの段階がありますが、いまは「企画」の段階はほぼ終えて、次の「計画」へと向かうところにいます。
ここは大きな境い目です。

「企画」と「計画」とは何が違うのか。
「企画」はやりたいことをハッキリさせる段階、「計画」はそのうえで、やりたいことを具体的な形にしていく段階です。
具体的な形にしていくとは、第一には「予算」をハッキリとさせることであり、「誰が何をやるのか」を決めていくことです。
たとえば旅行を例にあげてみましょう。あそこに行きたい、あれを見たい、何日ぐらいと、ネットやガイドブックを調べて旅のプランをたてるのが「企画」の段階。旅行代理店に行き、飛行機やホテルなど、支払先を選んで見積もりを作るのが「計画」の段階です。乱暴な言い方となりますが「計画」とは誰にいくら支払うのかを決めていくことにほかなりません。
また、旅行の例にみるように、計画は（場合によっては）プロにお願いをする段階という言い方もできるでしょう。

ということで、この段階でお金の計算をしてみましょう。
これを固く言うと「予算を作る」ということになります。
改めて言うと「予算」はただの数字ではありません。「誰に」いくら支払うのかを示すものです。
全体のプロデュースをプロにお願いするとしても、予算はきちんと管理しましょう。

予算には「収入」と「支出」がありますが、まず「支出」を計算してみましょう。
支出には、直接イベントの制作にかかわる「制作費」と「準備費」があります。
準備費は文字通り準備にかかるお金で、代表的なものとしては、交通費、会議費、通信費、郵送費（宅配費）などがあげられます。
制作費にはさまざまな項目がありますが、大きくは①会場関係費、②運営関係費、③PR関係費と分ける方法があります。

①会場関係費
イベント会場をつくるための費用です。まずは会場利用料。それに設備関係費と造作関係費が加わります。
設備関係費とは、たとえば音響、映像など。こうした設備関係機器についてはレンタルがあります。
まったく経験がないようでしたら、まずはレンタル屋さんに相談をしてみるのはお勧めの方法です。
http://www.acom-rental.com/event_navi/
こちらはイベントナビのお勧めです。



次に造作関係費とは、会場での装飾や看板、セットなどの作り物となります。
造作となるとまさにプロにお願いする世界とも考えがちですが、手作りで味を出すのも方法です。
たとえばイベントナビでも紹介しているママ祭りは基本手作りで会場を作っています。
http://www.child-rin.com/activity/event/

また、造作にあまり凝ると、会場での制作・設置時間もとられます。
それでもプロに頼むレベルの造作が必要になった場合はどうするのか。
具体的にはどこに依頼をするのかということになります。
すでに知っているところがあれば問題はありませんが、そうしたあてのない場合はどこにお願いするのか。

私は造作関係についても、まずはレンタル屋さんに相談をしてみることをお勧めします。
イベントの世界での制作関係の会社は実に多種多様で、初心者であれば、ホームページで探しても様子がわからないというのが実際であると思います。
であれば、まずはレンタル屋さんに相談をするというのは、初心者にとっての現実的な入口です。

ここでも旅行を例にとれば、レンタル屋さんはいわば総合旅行代理店といってもいいでしょう。
それで様子をつかめば、さらに専門性の高い代理店に独自の旅行プランをお願いするように、狙いを定めた会社を当たってみるというわけです。